Business Case

Ein Business Case ist die Dokumentation zur Beurteilung einer Investition – z.B. eines Projektes – aus wirtschaftlicher, strategischer oder organisatorischer Perspektive. Er ermöglicht eine fundierte Diskussion über die Vor- und Nachteile sowie die ideale Vorgehensweise und dient dazu, den Mehrwert des Projekts aufzuzeigen und eine fundierte Entscheidung über dessen Durchführung zu ermöglichen. Er kann zu jedem Zeitpunkt im Projektlebenszyklus aktualisiert werden, um neue Informationen, Änderungen der Bedingungen oder unerwartete Herausforderungen zu berücksichtigen.

Inhalte eines Business Case

Der Business Case umfasst typischerweise folgende Elemente:

1. Projektziele und -vision: Eine klare Definition der Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen, sowie Informationen, wie das Projekt zur langfristigen Unternehmensstrategie beiträgt.
2. Kosten-Nutzen-Analyse: Eine detaillierte Aufstellung der erwarteten Kosten (z.B. Investitionskosten oder Betriebskosten) und der prognostizierten Vorteile (z. B. Umsatzsteigerungen, Kostenersparnisse, Verbesserungen der Effizienz), um die Rentabilität des Projekts bewerten zu können.
3. Risikoanalyse: Eine Identifikation potenzieller Risiken, die den Erfolg des Projekts gefährden könnten, sowie eine Einschätzung ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Hierbei werden auch mögliche Maßnahmen zur Risikominderung beschrieben.
4. Finanzielle Prognosen: Eine detaillierte Aufstellung der finanziellen Auswirkungen des Projekts, einschließlich Kapitalbedarf, Rückflüssen und Break-even-Analyse. Hier können auch Finanzkennzahlen wie ROI (Return on Investment) oder NPV (Net Present Value) verwendet werden.
5. Zeitrahmen und Meilensteine: Eine Übersicht über die geplante Projektdauer sowie wesentliche Meilensteine und Termine, die den Fortschritt des Projekts messen.
6. Alternative Optionen: Eine Darstellung möglicher Alternativen zum vorgeschlagenen Projekt, einschließlich einer Bewertung der Vor- und Nachteile der aufgezeigten Alternativen.
7. Stakeholder-Analyse: Eine Identifikation der wichtigsten Stakeholder, ihrer Interessen und wie das Projekt deren Anforderungen gerecht wird oder mögliche Konflikte adressiert.
8. Umsetzungsplan: Ein grober Plan, wie das Projekt umgesetzt werden soll, einschließlich der Ressourcen, die benötigt werden, der Verantwortlichkeiten und der geplanten Aktivitäten.
9. Erfolgskennzahlen / Key Performance Indicators: Definition von messbaren Kriterien zur Erfolgskontrolle, um nach Projektabschluss zu bewerten, ob die angestrebten Ziele erreicht wurden.

Der Busisness Case im Kontext der verschiedenen Projektmanagement-Standards

Der Business Case kann in verschiedenen Projektmanagement-Standards (PM-Standards) unterschiedliche Schwerpunkte und Detaillierungsgrade aufweisen. Während alle Standards den Business Case als zentrales Element zur Projektbewertung und -entscheidung anerkennen, variiert der Fokus je nach Methodik und den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Standards. Nachfolgend einige Beispiele, wie der Business Case in verschiedenen PM-Standards behandelt wird:

1. PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – PMI (Project Management Institute)
   Der PMBOK-Standard behandelt den Business Case als ein zentrales Instrument zur Projektbewertung und -genehmigung. Er wird vor allem im Prozess „Develop Project Charter“ und im Initiierungsprozess des Projektes erstellt.
   • Schwerpunkt: Der Business Case wird hauptsächlich zur Projektgenehmigung und zur Begründung der Notwendigkeit des Projekts verwendet. Es wird ein Zusammenhang zwischen den Unternehmenszielen und den Zielen des Projekts hergestellt. Dabei liegt der Fokus auf einer Kosten-Nutzen-Analyse, einer Risikoanalyse und der Bewertung strategischer Ziele.
   • Zusatzaspekte: Das PMBOK stellt den Business Case als ein lebendiges Dokument dar, das sich über den gesamten Projektverlauf hinweg weiterentwickeln kann. Updates werden vorgenommen, wenn sich die wirtschaftlichen oder strategischen Rahmenbedingungen ändern.
2. PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) – Axelos
   PRINCE2 legt besonderen Wert auf eine strukturierte, kontrollierte Durchführung von Projekten. In diesem Ansatz ist der Business Case Pflichtelement des Projekthandbuches und wesentliches Instrument der Projektsteuerung.
   • Schwerpunkt: Der Business Case ist nicht nur zu Beginn des Projekts wichtig, sondern muss während des gesamten Projekts regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin wirtschaftlich sinnvoll ist. PRINCE2 verfolgt einen sehr pragmatischen Ansatz, bei dem der Business Case als Kontrollinstrument dient, um die Entscheidung zu treffen, ob ein Projekt fortgeführt, gestoppt oder angepasst werden soll.
   • Zusatzaspekte: Ein Business Case nach PRINCE2 berücksichtigt auch Aspekte wie die Zukunftsfähigkeit des Projekts und den langfristigen Nutzen (z. B. Qualität und Nutzen für das Unternehmen).
3. IPMA (International Project Management Association) – Individual Competence Baseline (ICB)
   Die IPMA konzentriert sich stärker auf Kompetenzen von Projektmanagern und Teams. Der Business Case wird als wichtiges Element im Rahmen der Projektinitiierung und der Überprüfung von Projektzielen und -strategien behandelt.
   • Schwerpunkt: Der Business Case wird als Mittel betrachtet, um zu prüfen, ob das Projekt strategisch ausgerichtet ist und den langfristigen Unternehmenswert steigert.
   • Zusatzaspekte: Im IPMA-Ansatz wird oft eine ganzheitliche Betrachtung des Projekts empfohlen, bei der der Business Case auch soziale, kulturelle und organisatorische Faktoren berücksichtigt.
4. Agiles Projektmanagement (z. B. Scrum, Kanban)
   Agiles Projektmanagement verfolgt einen iterativen und inkrementellen Ansatz, bei dem der Business Case eine etwas andere Rolle spielt.
   • Schwerpunkt: In agilen Frameworks wie Scrum dokumentiert der Business Case eher Produktvision oder dient der Priorisierung des Backlogs. Dabei liegt der Fokus stärker auf den kurzfristigen Vorteilen und der Flexibilität. Hier sind vor allem der Wert des Produkts und die Nutzerbedürfnisse von zentraler Bedeutung. Der Business Case muss regelmäßig überprüft und angepasst werden, um auf Änderungen im Markt oder in den Kundenanforderungen zu reagieren.
   • Zusatzaspekte: Der Business Case in einem agilen Umfeld wird als lebendiges Dokument betrachtet, das eng mit dem Feedback von Stakeholdern und den Ergebnissen der Iterationen verbunden ist.
5. Lean Projektmanagement
   Lean Projektmanagement fokussiert auf die effiziente Nutzung von Ressourcen. Der Business Case wird hier genutzt, um sicherzustellen, dass alle Projektaktivitäten einen klaren Wertbeitrag leisten.
   • Schwerpunkt: Der Business Case dient in diesem Kontext besonders der Optimierung von Prozessen und der Verbesserung von Effizienz. Es wird ein starkes Augenmerk auf den Return on Investment (ROI) und die Kosten-Nutzen-Relation gelegt. Lean-Projekte verfolgen häufig das Ziel, kosteneffizient und mit minimalen Ressourcen maximalen Nutzen zu erzielen.
   • Zusatzaspekte: Der Business Case wird hier besonders durch die Wertstromanalyse und die Identifikation von Verschwendung (Waste) beeinflusst.