Abschlussphase

Der Begriff „Abschlussphase“ wird in der Literatur uneinheitlich verwendet – insbesondere, wenn lediglich von „Abschluss“ die Rede ist. Die uneinheitliche Verwendung resultiert aus der mitunter fehlenden oder unklaren Differenzierung zwischen dem Zeitpunkt = Meilenstein und dem Zeitabschnitt = Phase. Je nach Vorgehensmodell werden für die Abschlussphase unterschiedliche Begriffe verwendet bzw. innerhalb dieser letzten Phase des Projektes werden unterschiedliche Prozesse durchlaufen.

Die NCB 3.0 erläutert „Projektabschluss“ in Kompetenzelement 1.20 als „Beendigung eines Projektes oder Programms oder einer bestimmten Projektphase nach dem Abliefern der Ergebnisse des Projekts oder Programms bzw. der Projektphase“. Damit wird der Begriff eher als Tätigkeit definiert. Dieses Verständnis entspricht dem der ICB® 3.0, die in Kompetenzelement „Close-out“ beschreibt und den Begriff auf das Beenden eines Projektes, Programms oder einer Phase bezieht. Es werden 12 mögliche Prozesse genannt, die im Rahmen des Projektabschlusses durchzuführen sind.

E. Motzel beschreibt „Projektabschluss“ als Zeitpunkt (Meilenstein) und Zeitabschnitt (Phase). Letzteren definiert er als „Projektphase oder Prozess zum Ende eines Projekts, in der/dem das Projekt in allen Aspekten abgeschlossen wird.“

DIN 69901-5:2009 definiert den Begriff der „Abschlussphase“ als die „Gesamtheit der Tätigkeiten und Prozesse zur formalen Beendigung eines Projekts“.

Nach dem Prozessmodell der DIN 69901-1: 2009 ist auslösender Prozess der Abschlussphase der Prozess „Abnahme erteilen“ bzw. der Meilenstein „Abnahme erteilt“. Die Abschlussphase dient demnach der Nachbearbeitung bzw. Nachbetrachtung des Projektes. DIN 69901-1: 2009 beschreibt für die Abschlussphase neun Prozesse:

  • Projektabschlussbericht erstellen
  • Projektdokumentation archivieren
  • Nachkalkulation erstellen
  • Abschlussbesprechung durchführen
  • Leistungen würdigen
  • Projektorganisation auflösen
  • Projekterfahrungen sichern (Mindeststandard)
  • Ressourcen rückführen
  • Verträge beenden

DIN 69901-2: 2009 definiert fünf Projektmanagementphasen: „Initialisierungsphase“, „Definitionsphase“, „Planungsphase“, „Steuerungsphase“ und „Abschlussphase“

Der PMBOK Guide kennt keine Projektmanagementphasen, wie sie in DIN 69901-2 oder PRINCE2® beschrieben sind, sondern gliedert die Prozesse der Projektarbeit in Prozessgruppen. Der Projektmanager entscheidet, ob bzw. wie ein Projekt in Zeitabschnitte / Phasen gegliedert wrid. PMBOK Guide 2008 umfasst zwei Prozesse: „Abschließen eines Projekts oder einer Phase“ und „Abschließen des Beschaffungswesens“.

Das PRINCE2® zugrundeliegende Phasenmodell unterscheidet „Managementphasen“ und „technische Phasen“. Prince2 beschreibt zwei Managementphasen: die „Initiierungsphase“ und eine „Managementphase“. Die Phasen nach der Initiierungsphase werden im Gegensatz zu dem Prozessmodell der DIN 69901-2 nicht gesondert bezeichnet, sondern lediglich nummeriert. Demzufolge kennt PRINCE2 auch nur eine „letzte Managementphase“ aber keine explizite Abschlussphase.

Wie der PMBOK Guide beschreibt PRINCE2 Unterprozesse für den Prozess „Abschließen eines Projekts“, und zwar:

  • Projekt auflösen
  • Folgeaktionen identifizieren
  • Projekt bewerten
  • Projektabschluss bestätigen